Wedle statystyk, przedsiębiorcy najczęściej zmieniają dostawcę usług księgowych na początku roku podatkowego. Obecnie mamy luty, dlatego warto przyjrzeć się temu zagadnieniu nieco dokładniej. Ile obecnie kosztuje księgowość, co wpływa na koszty i jak można je ograniczyć? Od razu zastrzegamy- niniejszy artykuł nie jest sponsorowany przez żadną firmę zajmującą się usługami rachunkowymi, a wszelkie proponowane rozwiązania oparliśmy na własnych doświadczeniach.
Księgowość na początku działalności
W naszym artykule wyjaśniającym jak założyć firmę pisaliśmy już, że na etapie wpisu do CEIDG należy wskazać podmiot, który będzie świadczył dla nas usługi rachunkowe. Możesz także wskazać, że księgowość pozostanie w Twoich rękach. Czy warto? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od wielu czynników, w tym:
- ilości dokumentów, które należy uwzględnić w rozliczeniu
- Twojej wiedzy dotyczącej przepisów i rachunkowości
- ilości czasu, którym dysponujesz
- Twoich możliwości finansowych
- formy księgowości
- formy opodatkowania
Księgowość dla już istniejącej firmy
Panuje mylne przekonanie, że biuro rachunkowe można zmienić tylko na początku roku podatkowego. Absolutnie nie jest to prawdą, choć rzeczywiście, takie decyzje zwykle podejmuje się w grudniu, styczniu i lutym, o czym świadczą statystyki wyszukiwania w Google:
Tym, co można zmienić tylko raz w roku jest za to forma opodatkowania- możesz to zrobić do 20 lutego.
KPiR, czyli księga przychodów i rozchodów
KPIR jest najczęściej wybieraną formą prowadzenia księgowości w polskich przedsiębiorstwach. Jak sama nazwa wskazuje, jest to zestawienie przychodów i kosztów ich uzyskania, a w opraciu o ten dokument, ustala się kwoty podatku liniowego i na zasadach ogólnych. Ważny jest jednak limit przychodów- z KPiR mogą skorzystać wyłącznie ci podatnicy, których roczny przychód nie przekracza równowartości 2 milionów euro.
Wzór KPiR
Sam wzór KPiR jest ściśle określony, a co za tym idzie, w księdze zawsze pojawiają się określone elementy. Według przepisów, znajdziemy tam następujące kolumny:
- Kolumna z liczbą porządkową. Przepisy dopuszczają zarówno prowadzenie numeracji ciągłej w całym roku, jak i miesięcznej. Na podstawie tejże kolumny opisuje się także dowody księgowe.
- Data zdarzenia gospodarczego, czyli zazwyczaj data sprzedaży lub poniesienia wydatku
- Numer dokumentu księgowego
- Nazwy podmiotów gospodarczych- nazwy firm lub dane osób fizycznych
- Adresy kontrahentów
- Rodzaj przychodu/wydatku, często przyjmujący formę kategorii (szkolenia, wynagrodzenie, nocleg itd.)
- Wartość sprzedaży
- Pozostałe przychody, np. odsetki, różnice kursowe, przychody z odpłatnego zbycia majątku
- Suma sprzedaży i pozostałych przychodów
- Wartość zakupionych towarów i usług (koszty bezpośrednie)
- Koszty poboczne, na przykład związane z transportem czy ubezpieczeniem dostawy
- Wynagrodzenia brutto dla pracowników, w gotówce i w naturze (na podstawie listy płac). Dotyczy zarówno umów o pracę, jak i umów zlecenia czy o dzieło
- Pozostałę koszty, które nie wchodzą w skład kolumn nr 11 i 12 (amortyzacje, wydatki za media)
- Suma kolumn 12 i 13
- Kolumna wolna z miejscem na dodatkowe informacje
- Koszty działalności badawczo rozwojowej, często oznaczana jako B+R
- Uwagi
Dlaczego warto kontrolować KPiR?
Zaskakująco duża część przedsiębiorców nie wie, ile naprawdę zarabia. Księgowość, poza oczywistym zadaniem jakim jest określanie należnych kwot, pomaga w optymalizacji procesów przedsiębiorstwa, bo dane zebrane w KPiR można przetwarzać chociażby pod kątem rentowności przedsiębiorstwa, standardowej marży czy średniego kosztu kapitału.
Ile kosztuje księgowość na KPiR?
Cena usług księgowych jest pochodną wielu czynników. Ilość dokumentów, status płatnika VAT, ilość pracowników czy lokalizacja wpływają na koszty najbardziej, ale nie bez znaczenia jest także renoma biura rachunkowego, które ma zajmować się firmą podatnika. Poniższe stawki nie uwzględniają obsługi kadrowo-płacowej.
KPiR od 1 do 10 dokumentów miesięcznie– 300-450 złotych brutto
KPiR od 11 do 20 dokumentów miesięcznie– 400-600 złotych brutto
KPiR od 30 do 40 dokumentów miesięcznie- 600-800 złotych brutto
KPiR od 90 do 100 dokumentów miesięcznie- 1100-1500 złotych brutto
KPiR od 150 do 200 dokumentów miesięcznie- 1700-2250 złotych brutto
Ewidencja przychodów
W przypadku podatników opłacających ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, ustalanie kwot należnego podatku odbywa się w inny, prostszy sposób. W zestawieniu znajdują się wyłącznie te kolumny, które odpowiadają za przychody przedsiębiorcy, choć naszą uwagę może zwrócić wiele nowych pól- wyszczególniona jest każda z 9 stawek podatku. Ewidencja przychodów zawiera:
- L.p, czyli liczbę porządkową wpisu
- Datę wpisu do ewidencji
- Datę uzyskania przychodu
- Numer dokumentu
- Wysokość przychodu wedle konkretnej stawki ryczałtu
- Suma przychodów
- Uwagi
Ile kosztuje księgowość na ryczałcie?
W przypadku ryczałtu, księgowość zwykle okazuje się nieco tańsza. Choć stawki również są uzależnione od ilości dokumentów księgowych, warto pamiętać, że przy obliczaniu podatku nie uwzględnia się kosztów, a co za tym idzie, do biura rachunkowego trafiają wyłącznie faktury sprzedażowe i raporty z kas fiskalnych. W praktyce, podatnik wystawiający między 1 a 10 fakturami miesięcznie, powinien liczyć się z wydatkiem rzędu 250 złotych brutto na obsługę księgową.
Pełna księgowość
Pełna księgowość jest zdecydowanie najdroższym i najbardziej rozbudowanym sposobem prowadzenia rachunkowości. W celu przeciwdziałania malwersacjom, przedsiębiorstwa generujące duży obrót są zobowiązane do bardzo rozbudowanej ewidencji zdarzeń gospodarczych i zachowania transparentności.
Pełna księgowość jest wymagana w przypadku:
- spółek handlowych, czyli spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej, prostej spółki akcyjnej, komandytowej i komandytowo-akcyjnej
- Wszelkich innych przedsiębiorców, których przychody przekroczyły równowartość 2 milionów euro liczonych po kursie NBP z 1 października
- Podmiotów regulowanych przez prawo bankowe, przepisy o funduszach inwestycyjnych i emerytalnych, działalności ubezpieczeniowe i reasekuracyjnej oraz o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych
- Samorządów (gminy, powiaty, województwa)
- Jednostek i zakładów budżetowych oraz funduszy celowych
- Zagranicznych osób prawnych oraz ich oddziałów i przedstawicielstw
- Jednostek utrzymujących się z subwencji i dotacji
Pełne księgi
Pełna księgowość, w przeciwieństwie do form uproszczonych, jest normalizowana przez ustawę o rachunkowości. Przepisy tego aktu wprowadzają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli:
- Dzienników
- Księgi głównej
- Ksiąg pomocniczych
- Zestawienia obrotów i sald kont w księdze głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych
- Wykazu składników aktywów i pasywów, czyli inwentarza
Ceny księgowości dla spółki
W przypadku spółek handlowych, usługi rachunkowe są zazwyczaj istotnie droższe. Oczywiście wynika to z ilości czynności, które trzeba wykonać w związku z obsługą takiego podatnika i ilością czasu poświęconego przez księgową na dopełnienie wszystkich obowiązków formalnych.
Spółki z ilością dokumentów od 1 do 10 miesięcznie: od 500 złotych netto
Spółki z ilością dokumentów od 11 do 20 miesięcznie: od 600 złotych netto
Spółki z ilością dokumentów od 41 do 60 miesięcznie: od 1000 złotych netto
W przypadku kolejnych dokumentów, zwykle ceny są zmienne i zależą od ilości faktur dostarczonych w danym miesiącu.
