Efektywne zarządzanie zasobami jest niezwykle istotne dla sukcesu w biznesie. Każdy przedsiębiorca wie, że jednym z najcenniejszych zasobów jest czas i jak łatwo go stracić na nieproduktywne i nieefektywne czynności. W tym artykule przyjrzymy się kluczowym zasadom i praktycznym strategiom, które ułatwią Ci skuteczne zarządzanie czasem w biznesie.
Spis treści
Cele i priorytety
Przede wszystkim, określ swoje cele na najbliższe dni i tygodnie. Pomocne będą narzędzia takie jak Kalendarz Google i Lista Zadań Google, jednak możesz również wykorzystać bardziej analogowe rozwiązania, takie jak kartka papieru czy tradycyjny notatnik.
W organizacji Twojego dnia pomoże Ci również Macierz Eisenhowera, która dzieli zadania na cztery typy: ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne oraz nieważne i niepilne. Oto, jak wygląda taka macierz:
Zarządzanie czasem to również podnoszenie wydajności
Wiele osób pracuje kilkanaście godzin dziennie, a mimo to, ich zarobki nie są ponadprzeciętnie wysokie. Problem nie leży jednak ani w braku umiejętności, ani w nieopłacalności ich zajęcia – prawdziwą bolączką jest niska wydajność. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, Twoi klienci nie płacą Ci za czas, który poświęcasz na realizację ich zamówień – oczekują oni, że dostarczysz im rozwiązanie konkretnego problemu w możliwie najkrótszym terminie. Im większa będzie Twoja wydajność, tym więcej będziesz zarabiać.
Pracując, postaraj się odciąć od mediów społecznościowych, poczty elektronicznej i telewizora. Każda wibracja telefonu sprawia, że Twoja koncentracja się zmniejsza, a nie tego przecież oczekujesz! Dobrym rozwiązaniem będzie całkowite wyciszenie urządzeń i odłożenie ich ekranem do dołu, o ile jest to oczywiście możliwe.
Postaraj się również, aby Twoje otoczenie sprzyjało wydajności. Jeżeli pracujesz w biurze, usuń zbędne przedmioty z Twojego otoczenia i zadbaj o zachowanie ciszy. Jeśli pracujesz fizycznie, na przykład na budowie, zadbaj chociaż o porządek w narzędziach Twojej pracy, wygodne ubrania i możliwie komfortowy sprzęt ochronny.
Możesz też wypróbować pracę w krótkich interwałach, które powinny zawierać się w przedziale 20-40 minut. Po każdym takim “sprincie”, zrób sobie 5-10 minut przerwy, które poświęcisz na odbieranie telefonów, odpisywanie na wiadomości i robienie kawy.
Usprawnij swój zespół
Zarządzanie czasem jest o wiele efektywniejsze, jeśli możesz delegować część swoich zadań. Dobrze funkcjonujący zespół podwładnych może zająć się wykonywaniem mniej pilnych lub trudniejszych zadań, co pozwoli na poprawienie Twojej efektywności. To także inwestycja w rozwój firmy, ponieważ jako szef, będziesz w stanie zajmować się planowaniem strategicznym, pozyskiwaniem nowych kontrahentów i opracowywaniem nowych produktów!
Wypoczynek wspomaga zarządzanie czasem
Wbrew pozorom, czasem warto zrobić sobie wolne. Nikt nie jest w stanie pracować 7 dni w tygodniu przez cały rok, a wolne popołudnie może sprawić, że do swoich obowiązków wrócisz ze zdwojoną energią. Jednocześnie postaraj się, aby wypoczynek był efektywny – w tym celu, postaw na sport, spędzanie czasu z bliskimi lub po prostu sen. Godziny spędzone na przeglądaniu mediów społecznościowych nie tylko nie zrelaksują, ale wręcz zmęczą Cię jeszcze bardziej.
Zadbaj o swoją dietę
Czy zawodowi sportowcy osiągaliby sukcesy, gdyby ich dieta składała się z alkoholu, przetworzonego jedzenia i słodyczy? Raczej nie. Podobnie jest z przedsiębiorcami – pożywienie słabej jakości obciąża Twój organizm, przez co po posiłku odczuwasz senność i zmęczenie. Jeśli czas jest dla Ciebie bardzo cenny, warto zastanowić się nad cateringiem pudełkowym lub gotowym jedzeniem wysokiej jakości.
Podsumowanie
Zarządzanie czasem jest z całą pewnością sztuką. Choć pierwsze kroki mogą być dla Ciebie bardzo trudne, ponieważ przyjdzie Ci zmienić wiele codziennych nawyków, zdecydowanie warto podjąć ten wysiłek – odpłaci się on zarówno w postaci pieniędzy, jak i większej ilości wolnego czasu. Co jeszcze zrobić, by poprawić swoją efektywność w biznesie? O tym już niedługo.
