Każdy przedsiębiorca, który prowadzi działalność związaną ze sprzedażą lub oferuje dowolne usługi, nawiązywał kontakt lub zawierał umowę z kontrahentem. Dlatego też, dla osób zajmujących się właśnie taką działalnością faktura to nic nowego. Jednakże, nie każdy młody czy też dopiero wchodzący na rynek przedsiębiorca musiał mieć wcześniej do czynienia z tym dokumentem. W związku z tym w dzisiejszym artykule postaramy przybliżyć ten temat i wyjaśnić czy dokładnie jest faktura, jak i kiedy powinna być wystawiana oraz co powinna zawierać, żeby była zgodna ze wszystkimi przepisami.
Czym jest faktura i kto musi ją wystawiać?
Zacznijmy zatem od najbardziej podstawowych informacji dotyczących opisywanego przez nas dokumentu. Według najpowszechniejszej definicji, faktura to dokument sprzedaży potwierdzający zaistniałą transakcję pośredniczących ze sobą stron. Może to być sprzedaż towarów lub usług, a jej wystawcą jest zawsze firma, natomiast odbiorcą może być zarówno osoba prywatna, czyli po prostu konsument, jak i inna firma, czy też przedsiębiorca. Faktura może być wystawiana w dwóch formach – papierowej lub elektronicznej (e-faktura). Warto również odnotować fakt, że dokument ten, a dokładniej jego wystawienie i przekazanie powoduje powstanie obowiązku podatkowego
Zdecydowanie najpowszechniejszym i najczęściej wystawianym rodzajem faktury w naszym kraju jest nic innego jak faktura VAT. Jest to szczególny rodzaj faktury wystawiany przez podatników podatku VAT, czyli osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej, która na podstawie przepisów prawa podatkowego ma obowiązek obliczyć i pobrać od kupującego podatek, a następnie wpłacić go w określonym terminie organowi podatkowemu. Warto również zwrócić uwagę na to, że ten konkretny dokument podlega osobny, charakterystycznym przepisom.
Wspominając o fakturze VAT, należy zauważyć także, że fakturę zobowiązane są wystawiać również firmy zwolnione z podatku VAT, które wcześniej dokumentowały transakcje przy użyciu rachunków. Jednakże w tym przypadku obowiązek wystawienia tego dokumentu występuje tylko wtedy, gdy poprosi o niego kupujący. Nabywca na skierowanie tej prośby ma 3 miesiące, licząc od końca miesiąca dostawy towaru. W sytuacji natomiast, kiedy termin ten upłynie przedsiębiorca, czyli sprzedawca nie jest już zobowiązany do wystawienia opisywanego przez nas dokumentu.
Szczególne rodzaje faktur
Skoro wspomnieliśmy już o najpopularniejszym rodzaju faktury, jakim oczywiście jest faktura VAT, czas również przybliżyć to, jakie są inne szczególne typy opisywanego przez nas dokumentu oraz z czym są one związane. Oto kilka innych szczególnych rodzaju faktur:
- Faktura handlowa przy imporcie i eksporcie – jest to dokument, który wystawiają firmy, zajmujące się dokonywaniem transakcji z zagranicznymi kontrahentami, funkcjonuje on w odniesieniu do odprawy celnej;
- Specyficzna faktura przelewowa – jest to nic innego jak dokument, który charakteryzuje się tym, że kontrahent opłaci go w późniejszym terminie, który jest dokładnie określony w jego treści;
- Faktura wsteczna – w pewnych okolicznościach można spotkać się z fakturą, która jest wystawiana ze wsteczną datą, jednakże koniecznie należy podkreślić fakt, że jest ona zabroniona przez polskie przepisy i nie zostanie ona przyjęta przez urzędników, a co więcej przedsiębiorca, który ją wystawił może zostać ukarany finansowo;
- Faktura-np – jest to dokument, który dotyczy transakcji nieopodatkowanych w naszym kraju, w związku z czym nie występuje na niej kwota podatku VAT;
- Faktura AdWords – dokument ten dotyczy rozliczeń wydatków, które związane są z popularnym systemem reklamowym Google AdWords, jest ona pobierana z konta AdWord. Dokument ten jest wystawiany przez oddział Google w Irlandii, jednakże jest on dostosowany do polskich przepisów, dlatego też jak najbardziej można go rozliczyć razem z innymi kosztami.
Co powinna zawierać standardowa faktura?
Tak jak już wspominaliśmy, zdecydowanie najczęściej wystawianą fakturą w naszym kraju jest faktura VAT, dlatego też mówiąc o standardowym dokumencie tego typu mamy na myśli właśnie ten rachunek. To co powinno się w nim znajdować zostało szczegółowo określone w rozporządzeniu Ministra Finansów i są następujące elementy:
- Data wystawienia;
- Data wykonania usługi, zakończenia dostawy towarów lub termin dokonania płatności (o ile jest on określony oraz różni się od daty wystawienia dokumentu);
- Numer jednoznacznie identyfikujący dokument;
- Imiona i nazwiska lub też nazwy sprzedawcy i nabywcy, a także ich adresy;
- Numery NIP nabywcy i sprzedawcy (w sytuacji, kiedy nabywcą jest osoba prywatna, nie musi on podawać numeru NIP);
- Konkretna nazwa towaru lub usługi, która jest przedmiotem transakcji;
- Dokładna miara oraz ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonywanych usług, które są przedmiotem transakcji;
- Cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku;
- Wartość towarów lub usług objętych transakcją, bez kwoty podatku;
- Stawka podatku obliczonego na podstawie dokonanej transakcji;
- Suma wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku VAT;
- Stawki i kwoty podatku VAT, również z podziałem na poszczególne stawki podatku VAT;
- Kwota należności ogółem.
Jak łatwo zauważyć, faktura to dosyć rozbudowany dokument, jednakże jego wystawienie może sprawić problemy jedynie na początku, z czasem sporządzanie opisywanego przez nas rachunku staje się schematyczne i nietrudne. Natomiast, proces ten można sobie znacząco ułatwić korzystając z wielu dostępnych, zazwyczaj odpłatnie, programów do księgowości, które służą do wystawiania faktur.
Podsumowanie
Podsumowując, faktura to jeden z najpowszechniejszych i najczęściej wystawianych dokumentów przez przedsiębiorców z różnorakich dziedzin. Na pierwszy rzut oka, dla początkujących księgowych czy też dla osób dopiero rozkręcających swój biznes, wystawianie tego rachunku może wydawać się skomplikowane. Jednakże, jak wspomnieliśmy w dzisiejszym artykule, ta formalność z czasem staje się naprawdę prosta i schematyczna, szczególnie, że aby ją sobie ułatwić można korzystać z pomocy wielu dostępnych programów do księgowości. Natomiast, należy pamiętać, że faktura to bardzo ważny dokument, który jest szczególnie istotny w kontekście rozliczania podatku VAT. Dlatego też, nie można go lekceważyć i za każdym jego sporządzeniem zwracać uwagę na jego najważniejsze elementy, które są konkretnie określone przez polskie przepisy.
Koniecznie przeczytaj:
